Privacyverklaring Parochie H. Clemens Hulsberg
AVG
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht geworden, een nieuwe wet die in alle landen van de Europese Unie de privacy (persoonsgegevens) van burgers beter wil beschermen. De R.K. Kerk, dus ook onze parochie, heeft hiermee te maken.
- Identiteit en contactadres van de gegevensverwerker/beheerder
- Naam: J.M.M. Ritzen, secretaris Kerkbestuur H. Clemens
- Postadres: Pastorie, Kerkheuvel 7, 6336 AX Hulsberg
- E-mail : info@h-clemens.nl
- Welke persoonsgegevens worden verwerkt en beheerd door de parochie?
- In het ledenadministratiesysteem staan diverse persoonsgegevens over onze parochianen en hun eventuele huisgenoten (partner, kinderen) opgenomen, zoals namen en adresgegevens. In het navolgende worden deze parochianen ook aangeduid als “betrokkenen”.
- In het financieel systeem staan bepaalde financiële gegevens over kerkbijdragen vastgelegd.
- In het parochieblad staan namen en contactgegevens van de pastores en diverse vrijwilligers. Ook staan er foto’s in van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
- Op de website staan namen en contactgegevens van de pastores en vrijwilligers. Ook staan op de website foto’s van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
- In de kerkelijke registers staan gegevens genoteerd over de sacramenten (doop, vormsel, huwelijk, overlijden) die in een van de kerkgebouwen van de parochie zijn voltrokken. Het gaat daarbij over de datum van uitvoering van het sacrament en de namen van de daarbij betrokken personen.
- De aard van de opgeslagen persoonsgegevens vindt u in meer detail in artikel 5 van het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018.
- Ledenlijst vrijwilligers en kerkelijke zangkoren
- Wat zijn de doeleinden van de parochie voor opslag en gebruik van de persoonsgegevens?
- Te kunnen voldoen aan de administratieve verplichtingen die door het Canonieke Recht worden gesteld voor de deelname aan het kerkelijk leven of;
- Een doelmatige administratieve organisatie van de parochiële gemeenschap en parochiële archivering te verzekeren of;
- Te kunnen bijdragen aan het actualiseren van de kerkelijke ledenadministraties en archieven van andere kerkelijke rechtspersonen (zoals andere parochies) of;
- Te dienen als bron voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.
- Wat zijn de rechtsgronden voor de gegevensverwerking door de parochie?
- Het gerechtvaardigde belang van de parochie bij:
a) het in standhouden van een doelmatige organisatie van de parochiële gemeenschap door het bijhouden van de ledenadministratie, financiële administratie en kerkelijke registers;
b) het onderhouden van contact met haar parochianen en
c) het uitoefenen van haar kerkelijke opdracht.
- De uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
- De nakoming van een wettelijke verplichting van de burgerlijke (bijvoorbeeld de belastingdienst) of kerkelijke overheid;
- De toestemming die de betrokkene in het verleden impliciet heeft verleend (bijvoorbeeld door als vrijwilliger toe te treden tot een werkgroep of zich op te geven als abonnee op het parochieblad of bijeenkomst van de parochie). Indien U deze impliciete toestemming wil terugtrekken verzoeken we U dat aan te geven. Nieuwe leden en vrijwilligers worden gevraagd of ze instemmen met het vermelden van hun NAW gegevens in onze administratie.
- Bewaartermijn
- De persoonsgegevens opgeslagen in andere bestanden worden niet langer bewaard dan nodig is voor het gebruik ervan.
- Uitzonderingen zijn gegevens die niet zonder onredelijke inspanning verwijderd kunnen worden (zoals oude gedrukte nummers van het parochieblad), gegevens die bewaard moeten worden op grond van een kerkelijk voorschrift (bijvoorbeeld de registratie van sacramenten in de kerkelijke registers) of in het algemeen belang worden bewaard in het parochiearchief.
- Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
- Persoonsgegevens worden alleen verstrekt aan (en zijn grotendeels afkomstig van) kerkelijke instellingen die onderdeel zijn van het R.-K. Kerkgenootschap in Nederland.Voorbeelden daarvan zijn andere parochies, het bisdom, het dekenaat en IPAL (het interdiocesane platform voor de financiële en ledenadministraties).
- Uitzondering op het voorgaande is het – op verzoek – verstrekken van bepaalde gegevens aan de Belastingdienst op grond van een wettelijke plicht of een verwerker die door de parochie is belast met een opdracht (zoals bijvoorbeeld een salarisadministrateur of arbodienst).
- Beveiliging van de opgeslagen persoonsgegevens
- De beveiligde toegang tot het ledenadministratiesysteem is beperkt tot de ledenadministra-teurs en de leden van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen toegang.
- De beveiligde toegang tot het financieel systeem is beperkt tot de financieel administrateur(s) en de leden van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen toegang.
- Vrijwilligers kunnen bestanden met persoonsgegevens krijgen voor zover die nodig zijn voor de uitoefening van hun functie (bijvoorbeeld de verspreiding van het parochieblad of de uitvoering van de Actie Kerkbalans). Zij vernietigen deze bestanden zodra deze niet langer nodig zijn.
- Recht op inzage en correctie
- Iedere parochiaan heeft recht op inzage in de over hem/haar opgeslagen persoonsgegevens. U kunt daarvoor een verzoek indienen, voorzien van identificatie, bij het parochiesecretariaat. De contactgegevens staan bovenaan deze privacyverklaring vermeld.
- Als u een fout aantreft, kunt u deze doorgeven aan het parochiesecretariaat.
- Verwijderen van gegevens
- Een verzoek om contactgegevens, financiële of andere algemene persoonsgegevens te verwijderen kunt u richten aan het parochiesecretariaat. De contactgegevens van het parochiesecretariaat vindt u bovenaan de privacyverklaring. De ledenadministrateurs of de leden van het parochiebestuur behandelen uw verzoek.
- Indien u zich wilt uitschrijven als parochiaan vragen wij u de geldende procedure in- en uitschrijving R.-K. Kerk te volgen. Informatie over deze procedure en het formulier daarvoor vindt u op de website www.rkkerk.nl. Dit formulier stuurt u naar het parochiesecretariaat. De contactgegevens van het parochiesecretariaat vindt u bovenaan deze privacyverklaring. De ledenadministrateurs van de parochie of de leden van het parochiebestuur behandelen uw verzoek.
- Klachtrecht
- Verzoeken of klachten m.b.t. de behandeling van persoonsgegevens kunnen door de betrokkene worden gestuurd aan het Kerkbestuur van de H. Bavo. De contactgegevens vindt u bovenaan deze privacyverklaring.
- Betrokkene krijgt schriftelijk bericht over het resultaat van het ingediende verzoek of de ingediende klacht.
- Indien het parochiebestuur het verzoek of de klacht niet of slechts gedeeltelijk honoreert kan de betrokkene desgewenst een klacht inzake het geschil met de parochie richten aan de Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
T.a.v. de klachtencoördinator
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG
Klik hier om deze Privacyverklaring te downloaden als PDF-file